Om ervoor te zorgen dat de ontvanger van je mail de inhoud ervan serieus neemt, houd je best rekening met een aantal formaliteiten. We zetten ze kort voor je op een rijtje.
1. Aanspreking
De regel is: (g)een komma na de aanspreking, betekent (g)een komma na de afsluiting. Wij van LCVB kiezen ervoor geen komma te gebruiken, aangezien het gebruik van een komma wat verouderd aanvoelt:
2. Onderwerpregel van zakelijke e-mail
Hier geldt dat we nooit emoticons, onnodig hoofdlettergebruik of uitroeptekens gebruiken. Dit lijkt te hard op spam en zal ervoor zorgen dat je interessante e-mail ongelezen in de prullenbak belandt.
3. Spelling & lay-out
Het spreekt voor zich dat we zakelijke e-mails vol taalfouten niet serieus kunnen nemen. De ideale mail is bovendien onderverdeeld in alinea's, korte, duidelijke zinnen en een goede afsluiting.
De ideale bladspiegel van een e-mail ziet eruit als een F:
Zorg er ook steeds voor dat de vraag die je stelt (call-to-action) duidelijk naar voren komt zodat de ontvanger precies weet wat er van hem/haar verwacht wordt - en jij dus meteen een gepast antwoord krijgt. Timemanagement!
4. Bonus ✨
Na deze drie tips, geven we je er nog eentje gratis bovenop: om er zeker van te zijn dat je mail beantwoord wordt, zet je best niet te veel personen in CC. Hoe meer mensen je e-mail ontvangen, hoe meer er denken dat een van de anderen wel zal antwoorden. Bovendien komt het minder persoonlijk over.
Als je toch ontvangers wil toevoegen zonder dat anderen het weten, kan je gebruikmaken van BCC (Blind Carbon Copy). Zorg er wel voor dat je minstens één zichtbare ontvanger toevoegt, anders valt het op dat iedereen in BCC staat - en dat deze mail dus noch persoonlijk, noch serieus moet worden genomen. We zien dit vaak bij nieuwsbrieven, vraag naar sponsoring of verkoopmails. Resultaat: prullenbak!
Als je vaak belangrijke mails stuurt en je ze graag eerst grondig laat nakijken op taal, grammatica, bladspiegel, samenhang, relevantie, noem maar op, dan staan wij klaar voor de revisie van jouw (meertalig) mailverkeer.
Klik hierboven op de Tadaaaa-knop en contacteer ons vrijblijvend. Wij helpen je graag verder ✍🏽.
Geniet intussen van deze zonnige dagen! ☀️
Hartelijke taalgroeten ~ Veerle
Comments